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SC 1919 Heudeber e.V. - Aktuelles



SC 1919 Heudeber e. V.                                                   Heudeber, den 26. Sept. 2018

 

 

Datenschutzordnung

 

Der SC 1919 Heudeber e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

 

§ 1 Allgemeines

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

1.     Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2.     Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3.     Im Rahmen der Zugehörigkeit zu Kreis- und Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z. B. Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1.     Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2.     Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

3.     Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4.     Auf der Internetseite werden die Daten der Mitglieder des Vorstandes, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sowie der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

 

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

1.     Listen von Mitgliedern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern oder Beauftragten insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2.     Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltung zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3.     Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitsbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

 

1.     Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2.     Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bbc“ zu versenden.

 

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitglieder des Vorstandes, Abteilungsleiterinnen und -leiter, Übungsleiterinnen und -leiter sowie sonstige Beauftragte sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

 

Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, besteht nicht die Notwendigkeit, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

 

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1.     Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt den Mitgliedern des Vorstandes oder den Abteilungsleiterinnen und -leitern. Änderungen dürfen nur von diesem Personenkreis und dem beauftragten Administrator vorgenommen werden.

2.     Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3.     Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstandes nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1.     Alle Mitglieder des Vorstandes, Abteilungsleiterinnen und -leiter, Übungsleiterinnen und -leiter sowie sonstige Beauftragte dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2.     Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

 

§ 11 Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzverordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am                26. September 2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

 

 

Heudeber, den 26.09.2018

 

 

 

C. Wiedenbach

Vorsitzende